2006年12月13日 星期三

Gmail 標籤(Labels)設定及篩選器(Filters)應用

Gmail的標籤「Label」是個有別於其它網路信箱「資料夾」的不錯功能,它可以為每封信加上自己定義的標籤來分類,同一封信可以加上許多的標籤,而一般的資料夾就無法做到這點,你只能把一封信放置到一個資料夾,除非複製許多份到不同的資料夾。

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Gmail的標籤設定對大多數的人來講都是很簡單的一個動作,只要選擇編輯標籤,就可以建立一個分類標籤。







現在的標籤還加上了顏色分類功能,只要把滑鼠移到標籤前面,就可以為標籤設定顏色,這樣做有什麼好處呢?再往下看





以後每封信進來,只要有套用標籤的信件就會看到不同的顏色,在大量信件閱覽時以視覺來區分信件的重要性是最為快速,這個也是Gmail貼心的地方。





有不少人看到Gmail的建立篩選器(Filters)會不知道它是用來做什麼的,篩選器(Filters)也是分類郵件的一種方式,像是outlook的郵件規則,它有過濾信件、套用標籤、轉寄郵件、加上星號等功能。

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當郵件愈來愈多,便無法一一的為每封信套上標籤,這時可以利用篩選器(Filters)來自動幫我們分類,篩選器(Filters)跟標籤(Labels)存在著相互應用的關係,我們可以建立多個篩選器(Filters)使信件套用到每個標籤。






接下來是建立篩選器(Filters)的步驟,篩選的條件有許多方式,可以依寄件者、收件者、主旨、包含字詞、附件等不同條件來過濾信件,一般常用的是依寄件者或主旨的關鍵字來建立,我們把要分類的寄件者email或是主旨中帶有某些字眼的詞填入,重點是當有多個寄件者或主旨時,在每個中間要用大寫的「OR」隔開,否則無法正確辨別。







下一步我們可以選擇篩選器(Filters)所要執行的動作,這時把「套用標籤」選項打勾,後然選擇要分類的標籤,一般我是不建議把「略過收件匣」也打勾,這個選項是當收到郵件時自動進行封存,雖然收信匣看起來會比較簡潔,可是當重要信件進來時,不會第一個時間看到,有時忘了去分類標籤裡看信,就很容易漏掉重要信件。







這時剛好就有一封篩選過的信進來,我們可以看到它自動地被分類,當看完信後,我們可以定期去執行「封存」的動作,讓收信匣保持乾淨才不會太雜亂,很多人擔心「封存」這個動作是不是郵件都不見了?其實「封存」只是讓信件在收信匣裡看不到,所有的信件還是好好的在Gmail裡,只要按一下左邊的「所有郵件」,可以看到所有的信都是原封不動的存在。



延伸閱讀:

如何在Gmail中幫特定郵件設定自動篩選器,並加上顏色標籤?

Gmail 2.0 全新功能,中、英文版同步流行

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